Es imposible de calcular el número de facturas que se emiten cada día. Con los números de empresas y autónomos en la mano, 3.255.276 y 3.371.394, respectivamente, son innumerables los tickets, albaranes o sencillamente facturas que se envían diariamente, cada vez más de manera digital, aunque muchas de ellas no sean correctas desde el punto de vista legal. Debido a los fallos o erratas que se cometen a la hora de elaborarlas.
En el caso de pymes y autónomos de una “modesta” facturación anual, en ocasiones cometen algunos de los errores mencionados porque no disponen de un asesor legal que revise las facturas que emiten cada día, un servicio del que es más frecuente disponer cuando se trata de grandes empresas, aunque ello no signifique siempre que no se cometan errores.
En todo caso, pymes y autónomos, independientemente de la cifra de facturación que generen cada año, cometen una serie de errores que deben ir evitando lo antes posible, y es que la Ley 11/2021, coloquialmente conocida como Ley Antifraude, prevé abordar múltiples reformas de las leyes fiscales vigentes para, básicamente, reducir las cifras de fraude de nuestro país.
Se trata, recordemos, de una ley aprobada y que va entrando en vigor con sus respectivos plazos, con la que se pretende que empresas y autónomos regulen sus facturas, usen un software adecuado y que la Agencia Tributaria detecte el menor número posible de facturas erróneas o con fallos en su generación. Sí, se podrán seguir modificando. Pero Hacienda estará al tanto y de manera más inmediata cada vez que una pyme o un autónomo emita una factura. Por lo que, avisan los expertos, conviene adaptarse a dichos cambios lo antes posible.
Pero, ¿cuáles son esos fallos tan comúnmente cometidos? Uno de ellos es el mencionado anteriormente, el de modificar una factura ya emitida. Por hacer cuadrar la contabilidad o corregir errores de forma rápida, es una práctica común en muchos negocios modificar facturas ya emitidas, cambiando conceptos, importes, IVA aplicado o algunas de las fechas que hay que reseñar, como la de realización del trabajo o, la más importante, la de la emisión de la factura.
Sin embargo, con la entrada en vigor de la mencionada Ley Antifraude, los sistemas de facturación deben garantizar la inalterabilidad de los registros y esto significa que, una vez emitida una factura, no podrá ser modificada sin dejar rastro. Es decir, sin que la Agencia Tributaria se entere. Para corregir el error, la única vía legal será emitir una factura rectificativa o la anulación conforme lo dispuesto en la Ley General Tributaria.
Otro de los errores que se suelen cometer por parte de compañías y ciudadanos autónomos es el de no incluir todos los datos exigidos por la ley en la factura. También por el hecho de hacer las cosas rápidas y sin el rigor que establecía la ley, es una práctica habitual emitir facturas sin disponer de todos los datos del cliente o con conceptos “de prueba”. En algunos casos, se añaden o modifican estos datos a posteriori, lo cual no está permitido y quedará prohibido en los sistemas de facturación adaptados a la ley antifraude. En otros casos, no se llegaba a completar la información. Esto tampoco estará permitido, ya que los sistemas adaptados exigirán completar todos los datos obligatorios para poder emitir la factura. De esta manera, se reducirán errores y se obligará a cumplir con lo exigido por la ley de facturación.
Con Excel tampoco cumplimos
Trabajar con Excel como programa de facturación es otra de las prácticas que los expertos recomiendan dejar de hacer lo antes posible. Sí, son muchas las empresas y autónomos que utilizan este sistema para organizar y preparar sus facturas. Relativamente cómodo, que permite automatizar algunos pasos y que además, genera un archivo que se puede compartir con el asesor para que luego lo procese a la hora de trabajar la contabilidad o la presentación de impuestos, tiene un sencillo problema: que la Ley Antifraude solo permitirá trabajar con un software de facturación que cumpla con los requisitos de integridad, inalterabilidad, trazabilidad de los registros de facturación y registro de eventos. Y rellenar un Excel no lo es.
De hecho, hay expertos que insisten en que la solución a estas prácticas comunes es sencilla: un software homologado y vigente. Este ya no permitirá a la empresa o autónomo realizar cambios ni anular facturas emitidas, guiará a la empresa o autónomo en la realización del proceso tal y como marca la ley y avisará del estado de sus envíos Verifactu para saber si cada factura es correcta. Desde Esofitec, empresa especializada en soluciones tecnológicas de facturación, contabilidad, gestión y recursos humanos, consideran que “el propio sistema de facturación es un seguro para el cumplimiento de la normativa. Por otro lado, el sistema sirve para agilizar y reducir errores en la entrada de datos, al tener una agenda de clientes y un repositorio de productos, servicios o tarifas”.
Las facturas, además, tendrán que incluir a partir de ahora un QR para acceder a la información de la propia factura. El sistema de facturación elegido tiene que permitir el envío de los registros de facturación a Hacienda con Verifactu. Y Excel no cumple con estos requisitos. Si se usa como sistema de facturación, a partir de ahora se entenderá que incumple la ley, con lo que la empresa o autónomo se expone a multas de incluso 50 mil euros por ejercicio. Toda factura, en cualquier caso, debe cumplir estrictamente con lo exigido en el Reglamento de facturación (RD 1619/2012) y el nuevo RRSIF.
