En estos días calurosos de verano son muchos los trabajadores que han decidido usar sus preceptivos días de vacaciones para alejarse de la oficina y disfrutar de la playa o de la montaña. Una opción que incluye, en teoría, apagar el móvil de trabajo y no mirar los posibles e-mails que puedan llegar a interrumpir la calma de unos merecidos días de desconexión y descanso. Sin embargo, los hay que prefieren dejar lo de las vacaciones para más adelante y siguen en la oficina o, ayudados de las herramientas digitales necesarias, han puesto tierra de por medio pero para teletrabajar o trabajar en remoto, una práctica que se implantó en masa en nuestro país a raíz de la pandemia.
Sea en la oficina o en remoto, en cualquier caso lo que cada vez está más cerca es la entrada en vigor del fichaje online, herramienta que se va a implantar y que forma parte de un paquete de medidas, todavía por aprobar del todo a nivel parlamentario, para combatir la precariedad laboral y mejorar las condiciones de trabajo. Tarde o temprano el fichaje online formará parte de nuestra esfera laboral y las empresas que aún no han empezado a instalarlo podrían probar este verano antes de que sea obligatorio, entre otras razones porque hay previstas sanciones económicas considerables, tal y como ocurre en el caso de la factura electrónica.
El fichaje online consiste en asegurar que las empresas cumplan con la jornada acordada, un registro que será accesible para trabajadores, representantes sindicales e Inspección de Trabajo, con la exigencia de mantener guardados los registros durante cuatro años. Será un registro preciso y transparente de la jornada laboral que se lleve a cabo, facilitando el control y la inspección por parte de las autoridades laborales. Además, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrá acceder de forma telemática a los registros de jornada, lo que agiliza los procesos de control y verificación.
Ni papel ni Excel
Uno de los aspectos más relevantes y a los que se tendrán que enfrentar las empresas que todavía no usen el fichaje online es que se prohíbe de manera expresa el registro de la jornada laboral en soportes físicos como hojas de papel o tarjetas. Será todo online y el registro en una tabla de Excel tampoco valdrá. Es muy importante, en todo caso, que los sistemas de fichaje digital garanticen la seguridad y confidencialidad de los datos personales de los trabajadores, una seguridad para la que es fundamental el papel de las empresas creadoras de sistemas de software.
Desde Esofitec, empresa especializada en soluciones tecnológicas de facturación, contabilidad, gestión y recursos humanos, consideran que se trata de un cambio “hacia un modelo mucho más digital y tecnológico de la comunicación entre las empresas y la Administración y el INSS. Para la empresa, disponer de los datos en tiempo real le ayudará a identificar picos de productividad o de ineficiencia, pudiendo optimizar los turnos”, asegura Jesús Gabás, Payroll Corporate Unit Manager de Esofitec, para quien “la adopción de herramientas digitales para el departamento de recursos humanos refuerza la cultura interna basada en la responsabilidad, la equidad y mejora la transparencia hacia los empleados. Se trata de construir una organización más sólida y profesional”.
Y es que, con la digitalización obligatoria del fichaje, las empresas deberán adoptar un software que registre tanto la entrada como la salida de cada empleado y que pueda ser auditado, protegiendo así los derechos de los trabajadores y aumentando la exactitud en el pago de horas trabajadas y horas extra. La herramienta de fichaje online es ideal para el control exhaustivo de los trabajadores: se conocerá exactamente cada tiempo, de trabajo o de descanso, que realice cada trabajador, lo que ofrece una mayor flexibilidad a los trabajadores, que podrán fichar desde cualquier sitio en cualquier momento sin tener que pasar por la empresa para ello.
Se trata de una manera digital, segura y accesible para ambas partes, pero que obliga a las empresas a adoptar un software que registre adecuadamente lo que trabaja cada empleado. Y es por ello que no servirá Excel, aunque sea una herramienta digital, ya que no permite auditorías automáticas y se puede manipular. Los sistemas homologados deben ofrecer registros exactos, invulnerables y que puedan ser consultados por trabajadores, sindicatos e inspecciones laborales en tiempo real. Es decir, un fichaje online, inmediato y verificable en tiempo real.
Las sanciones podrían situarse entre los 60 euros (las más leves) y los 187.515 euros (las más graves), de ahí que los expertos recomienden implantar ya el fichaje online tras definir bien los horarios pactados y elegir un software adecuado y homologado. Formar a los trabajadores en esta nueva herramienta, implantar el sistema poco a poco y no de golpe o regular los posibles errores que se cometan al principio son también pasos recomendables a seguir antes de que la reforma laboral se apruebe a todos los efectos y el fichaje online sea de uso obligatorio para empresas y trabajadores.
